Backoffice

Dokumente automatisch verarbeiten

PDFs sind Standard in Unternehmen – aber ihre Daten stecken oft fest. Better KI liest alle Dokumenttypen automatisch aus, extrahiert relevante Felder und überträgt die Daten direkt ins richtige System – zuverlässig und fehlerfranzösisch.

Kostenfreie KI-Potenzialanalyse anfordern

95%+

Extraktionsgenauigkeit

100×

schneller als manuelle Eingabe

Alle Formate

PDF, Scan, Foto, E-Mail-Anhang

Auf einen Blick

Bei der automatischen Dokumentenverarbeitung analysiert die KI eingehende Dokumente, erkennt Typ und Struktur, extrahiert alle relevanten Felder und überträgt die Daten ins Zielsystem. Ob strukturierte PDFs, gescannte Dokumente oder fotografierte Belege – moderne KI mit OCR-Technologie erreicht eine Extraktionsgenauigkeit von über 95 %.

Das Problem

Typische Herausforderungen

Dokumentenflut täglich

Hunderte PDFs, Scans und Anhänge müssen manuell bearbeitet werden – zeitaufwändig und fehleranfällig.

Manuelle Dateneingabe

Jedes Dokument wird manuell gelesen und abgetippt – mit Tippfehlern und Zahlendrehern als Folge.

Unterschiedliche Formate

Jeder Lieferant und Kunde hat ein anderes Rechnungslayout. Klassische Software scheitert daran.

Kein Suchzugriff

Nicht indizierte Dokumente sind schwer oder gar nicht wiederzufinden.

Compliance-Risiken

Fehlende Dokumente oder fehlerhafte Archivierung verursachen steuerliche und rechtliche Probleme.

Skalierungsgrenze

Mehr Volumen bedeutet automatisch mehr Personal für die Dokumentenverarbeitung.

Unsere Lösung

So helfen wir Ihnen

Better KI implementiert die richtigen Automatisierungslösungen für Ihren spezifischen Kontext – schnell, messbar und DSGVO-konform.

📖

Intelligente Datenextraktion

KI liest alle Felder automatisch aus – Nummer, Betrag, Datum, MwSt., Lieferant, IBAN und mehr.

🗂️

Automatische Klassifizierung

Dokumente werden als Rechnung, Lieferschein, Vertrag, Formular etc. erkannt und entsprechend abgelegt.

🔗

Direkte System-Integration

Extrahierte Daten werden direkt in ERP, Buchhaltungs- oder DMS-System übertragen – ohne Umweg.

🔍

Volltext-Indexierung

Alle Dokumente sind sofort durchsuchbar – auch handgeschriebene und gescannte.

Praxisbeispiel

Steuerberatungskanzlei mit 1.000+ Belegen monatlich

Vorher – manuell

Belegstapel manuell durcharbeiten (8 min/Dokument)
Daten in DATEV manuell eintippen
Dokument umbenennen, ablegen, Papier abheften
Später suchen – oft nicht findbar

Nachher – automatisiert

KI liest alle Belege in Sekunden aus
Daten direkt nach DATEV übertragen, keine Eingabe nötig
Automatische Klassifizierung, Benennung und digitale Ablage
Sofortige Volltextsuche über alle Dokumente

📈 Ergebnis: 90 % weniger Bearbeitungszeit, praktisch fehlerfreie Datenübertragung, Kanzlei kann 30 % mehr Mandate ohne Mehrpersonal betreuen.

Die Better KI Methode

In 4 Schritten zum Ergebnis

Analyse Ihrer Prozesse

Wir analysieren Ihre Abläufe und identifizieren die größten Automatisierungspotenziale – kostenlos und unverbindlich.

Individuelle Konzeption

Maßgeschneiderte Lösung mit klaren Zielen, Zeitrahmen und realistischem ROI.

Agile Implementierung

Wir setzen die Lösung in Ihre bestehende Systemlandschaft um – ohne Betriebsunterbrechung.

Schulung & Betreuung

Ihr Team wird geschult, Ergebnisse gemessen und die Lösung kontinuierlich optimiert.

Datenschutz & Compliance

DSGVO-konform von Anfang an

Alle Better KI Lösungen werden DSGVO-konform konzipiert. Datenschutz ist kein Anhang, sondern Ausgangspunkt jedes Projekts.

Daten bleiben bei Ihnen

Keine Weitergabe sensibler Daten ohne Ihr Einverständnis. Volle Kontrolle jederzeit.

Zugriffskonzepte & Rollen

Rollenbasierte Berechtigungen stellen sicher, dass nur autorisierte Personen Zugang haben.

Vollständige Dokumentation

Alle Automationen sind revisionssicher dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar.

FAQ

Häufig gestellte Fragen

Erste messbare Verbesserungen zeigen sich häufig bereits innerhalb von 2–6 Wochen.

Ja. Alle Better KI Lösungen sind DSGVO-konform konzipiert. Datenschutz ist fester Bestandteil.

Nein. Better KI übernimmt die vollständige technische Umsetzung.

Kostenlose Potenzialanalyse zuerst, dann transparentes Festpreisangebot.

Ja – gerade KMU profitieren überproportional von Automatisierung.

Ja. Unsere OCR-Technologie verarbeitet auch Scans mit niedrigerer Qualität und Fotos von Dokumenten.

Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, Formulare, Kontoauszüge, Ausweise und viele weitere – konfigurierbar nach Bedarf.

Diese werden automatisch mit Markierung zur manuellen Prüfung weitergeleitet.

Weiterführende Themen

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Wir analysieren Ihre Prozesse und zeigen Ihnen konkret, wie Better KI Ihrem Unternehmen hilft – unverbindlich und kostenlos.